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FAQ

Un serveur, plusieurs bases de données

L’installation d’Alibi se fait sur un serveur (on parle de l’ordinateur central de votre entreprise) correspondant à une (1) raison sociale. C’est ce que vous payez. Toutefois, vous pouvez demander qu’on installe chez-vous plusieurs bases de données distinctes que l’on peut considérer, sans les nommer, comme des « compagnies » ou entités administratives. Le nombre de bases de données n’est limité que par la puissance de votre serveur. Par exemple, certains commerçants ont, à leur disposition, une base de données supplémentaire servant exclusivement à la formation du personnel.

Le partage ou la synchronisation de données entre deux bases distinctes relève d’un système de transfert propre à Alibi, que les bases soient physiquement situées à un ou plusieurs endroits. Dans ce cas, vous devrez adhérer au système Alibi -Multisuccursales. Parlez-en à notre représentant>>.

Impression

Alibi étant l’héritier du logiciel Gestlivre, nous avons conservé les mêmes caractéristiques quant à l’impression des étiquettes de prix. Implicitement, Alibi imprime ces étiquettes sur un support à bretelles destiné à une imprimante matricielle. Ces étiquettes, largement distribuées et disponibles pour les libraires, possèdent une colle spéciale suffisamment résistante pour tenir sur l’article, mais qui n’abîmera pas la surface lorsque vous l’enlèverez.
Il existe aussi des imprimantes par transfert thermique spécifiquement conçues pour l’impression d’étiquettes. Alibi peut également être configuré pour utiliser ce type d’imprimante.

Alibi a été conçu dans ce but. Évidemment, cela obligera sans doute votre personnel à modifier ses méthodes de travail, mais le résultat est probant. Alibi devient le centre d’information ultime, ceci dans le but d’enrayer le fléau de la majorité des entreprises : la dispersion de l’information. Ainsi, à titre d’exemple, lorsque vous enregistrez une réservation-client dans Alibi, le logiciel gardera sa trace et, à tout moment, vous serez en mesure de savoir qui a réservé quoi et quand. Même si vous avez toujours la possibilité d’imprimer rapports et listes, la seule chose dont vous avez besoin est l’étiquette, imprimée par Alibi, que vous collez sur l’article qui indique le nom du client et ses coordonnées. Si l’article est « perdu » puis retrouvé, l’étiquette dit tout.

Caisse

Bien sûr! Le concept de « facture ouverte » existe dans Alibi. À chaque fois que le client se présente à la caisse, il suffit de repérer sa fiche (son nom) et de l’inscrire à la caisse. Au moment du « paiement », par une simple touche, indiquez à Alibi que vous reportez cette vente au compte du client. À la fin du mois, ou à n’importe quel moment que vous jugez opportun, produisez la facture et… attendez le paiement!

Tous les encaissements et les décaissements sont directement imputés à l’utilisateur inscrit lors de l’ouverture de la session de travail sur le logiciel. Chaque utilisateur doit donc avoir son propre « identifiant! » : son nom, une ou deux lettres, ou des chiffres. Rien de complexe, mais quelque chose d’unique. À la caisse, une simple touche permet de bloquer la saisie d’une transaction jusqu’à ce qu’un utilisateur tape son propre code. Vous pouvez ainsi passer facilement et rapidement d’un utilisateur à un autre et ainsi obtenir un rapport des activités de chacun.

Pour les clients

Bien sûr et plus encore! Alibi est muni d’un module de publipostage qui non seulement vous permet de cibler votre clientèle, mais vous fournit un outil précieux pour répondre aux collectivités qui désirent être à l’affût de certaines nouveautés. Le principe est fort simple : inscrivez votre client à chacune des collections pour lesquelles il manifeste de l’intérêt et Alibi confectionnera automatiquement une liste des nouveautés parues dans ces collections. D’un envoi à l’autre, Alibi se souvient de la date d’envoi précédente. La fréquence est donc votre choix. Mais Alibi offre d'aller encore plus loin! Si vous désirez expédier ces titres en consignation, ils seront immédiatement retirés du stock par Alibi et placés en expédition. Il ne vous reste qu’à mettre en boîte et livrer au client!
La même fonction est aussi disponible pour les disciplines (sujets).

Dans la fiche du client, vous pouvez fixer des remises implicites distinctes à l’expédition des livres, des marchandises et des audiovisuels. Ces remises ne sont jamais imposées. Elles sont rattachées à chaque article mis en expédition. Vous avez donc tout le loisir de retirer la remise sur le ou les articles de votre choix. Ces remises proposées ne s’appliquent toutefois pas à la caisse pour les ventes payées comptant.

À partir d’un autre logiciel

Oui. Nous disposons des outils nécessaires pour effectuer la migration d’une grande partie des données de votre base SIGIV (titres, ISBN, codes à barre, numéros de produits, quantités en stock, clients, fournisseurs, etc.). Toutefois, la structure de base de données d’Alibi étant très élaborée et fort différente de celle de votre logiciel actuel, certaines restrictions s’appliquent. Pour plus de détails, consultez notre service technique>>.

Stocks

Aucun problème! Tapez le ISBN, 10 ou 13, ou encore le code à barres EAN13 et Alibi n’y verra que du feu! Si ce titre existe dans votre base de données, il apparaîtra à l’écran. C’est aussi simple!

Évidemment, Alibi ne peut pas faire de miracle et l’élément humain, dans la chaîne du processus d’affaire, joue un rôle important. À moins qu’un article ait été déplacé par un client ou un commis ou qu’il ait été volé (ce qui arrive malheureusement…), Alibi dispose de tout ce qu’il faut pour retracer « l’égaré »! À tout moment, vous êtes en mesure de savoir si, par exemple, un titre est en tablette, en réservation pour un client, en expédition pour une collectivité, pas en stock, mais en réassort, épuisé, en ré-impression ou noté. Tout est une question de rigueur dans le déroulement de vos activités commerciales. Ici comme ailleurs, on récolte ce qu’on a semé!

Faire le décompte physique du stock n’est jamais une tâche de tout repos… Toutefois, dans Alibi, vous avez à votre disposition un module de « Prise d’inventaire » dont vous pouvez utiliser directement l’interface pour dresser votre liste et obtenir les rapports imprimés dont vous avez besoin. Vous pouvez aussi avoir recours aux services d’une firme spécialisée en prise d’inventaire qui, généralement, dispose d’un équipement approprié. Nous pouvons alors, dans la majorité des cas, transférer ces informations dans Alibi. Pour en savoir plus, communiquer avec notre représentant>>.

Caisse

La plupart des lecteurs optiques, au laser ou à diodes, sont compatibles avec Alibi à la condition qu’ils soient programmables, ce qui est le cas de la majorité d’entre eux, peu importe le fabricant. C’est la même chose pour les tiroirs et les imprimantes de reçus. Consultez notre service technique pour plus de détail. Assurez-vous simplement de nous fournir la marque et le numéro de modèle de chacun des appareils.

Oui. Alibi fournit un mode de Gestion des promotions qui fait exactement cela. Vous pouvez y inscrire le nombre d’articles (livres, marchandises ou audiovisuels) que vous désirez et les dates de début et de fin du solde pour chacun. Vous pouvez même y inscrire une quantité minimale à l’achat pour que le solde s’applique, par exemple 2 ou 3. Vous pouvez aussi choisir d’appliquer ce prix réduit uniquement à la caisse, à l’expédition, ou aux deux.

Parc informatique

Théoriquement, tous les ordinateurs de type PC Pentium III et suivants peuvent être configurés pour utiliser Alibi. Toutefois, certaines conditions (carte vidéo, mémoire vive, etc.) s’appliquent. Pour en savoir plus, consultez notre service technique en prenant soin d’avoir les données matérielles de vos appareils. Vos factures comprennent généralement ces détails.

Non… et oui! D’abord, non, pas pour l’instant. Alibi a été conçu pour fonctionner sur plateforme PC, sous Windows 2000/XP/Vista. Il n’y a pas de projet de passage au Mac pour l’instant.
Toutefois, et c’est le « oui », la Borne interactive de recherche d’Alibi fonctionnant en mode web (ASP), le Mac, comme les autres appareils roulant sous Linux et Unix, vous permettra de « recycler » votre ordinateur comme ordinateur de plancher pour les employés et, pourquoi pas, les clients aussi!

Coopératives scolaires

Comme toutes les coopératives en milieu scolaire, la majeure partie de notre clientèle est membre de la coop. Alibi offre-t-il des fonctions spécifiques pour ce type de client ?

Alibi fournit un module de gestion des membres dans lequel vous pouvez saisir l’information pertinente à ce type de clientèle : coordonnées complètes, date de naissance, code à barres de la carte de membre, nombre et montant de la part sociale, date d’émission, date de remboursement de la part et le numéro du chèque.

C’est bien beau, mais quand on vend quelque chose à l’un de nos membres, nous lui accordons toujours une remise. Que peut faire Alibi ?

Chaque article de stock, livre, marchandise ou audiovisuel, comprend deux prix de vente distincts : le prix de détail et le prix membre, le premier étant généralement le PDSF et le second étant calculé selon vos critères. C’est au moment de la réception de l’article que ce prix est fixé, selon vos critères. Au moment de la vente, le client s’identifie et vous le notez à la caisse en le repérant dans votre base de données avec son nom ou, le cas échéant, avec sa carte de membre (code à barres ou numéro). Le prix membre sera immédiatement attribué aux articles achetés. La même fonction s’applique si vous produisez une facture. Toutes les informations relatives à la transaction seront de plus enregistrées dans le dossier du client.

Peut-on tout de même accorder le prix membre à un non-membre ?

Le prix membre est accessible à tous, à votre guise!